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Jahresbericht erstellen: Aus der Not eine Tugend machen

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In vielen Unternehmen herrscht zu Beginn des neuen Geschäftsjahres Stress, denn der neue Jahresberichts muss erstellt werden und die Zusammenarbeit der beteiligten Resources bedeutet in den meisten Fällen einen hohen organisatorischen Aufwand. Dabei kann es viel besser laufen. Wir möchten Ihnen heute einige Tipps mit auf den Weg geben, die Sie beachten sollten, wenn Sie den nächsten Jahresbericht erstellen.


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Die richtige Vorbereitung: Vermeiden Sie Chaos

Damit es am Ende nicht hektisch wird, sollten Sie schon früh genug mit der Vorbereitung dieses Projekts beginnen. Im besten Fall, sammeln Sie das gesamte Berichtsjahr über Daten, Fakten und bedeutende, firmenbezogene Ereignisse. So müssen Sie diese Informationen nicht noch in mühsamer Kleinarbeit zusammensuchen und bewerten.

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In einem ersten Meeting werden die Aufgaben verteilt

Steht dann das tatsächliche Schreiben des Jahresberichts auf der Agenda, macht es sich besonders gut bei einem “Startschuss-Treffen” alle beteiligten Mitarbeiter an einen Tisch zubringen. Hier sollten die Aufgaben verteilt und Deadlines gesetzt werden, um späteres Chaos zu vermeiden. Ebenfalls ist es nützlich, in dieser Phase schon erste Kostenvoranschläge einzuholen, damit mit dem vorhandenem Buget besser gewirtschaftet werden kann.

Wenn Sie einen Jahresbericht erstellen, müssen Sie ebenfalls – noch im Vorfeld der Bearbeitung – die Zielgruppe bestimmen. Natürlich ist dieser besonders für Anteilseigner und am Unternehmen interessierte Personen gedacht. Deshalb sollte ein solcher Bericht auch gesondert auf die Erfolge des Unternehmens eingehen und positive Zukunftsprognosen enthalten. Doch vergessen Sie auf keinen Fall die eigenen Mitarbeiter! Die Verteilung des Jahresberichts an das Personal, kann für die Verbesserung des “Wir-Gefühls” sorgen. Zusätzlich fördert es den Stolz auf die getane Arbeit des Vorjahres und dient als Ansporn “noch einen draufzusetzen”. Für eine bessere Verbreitung Ihres Jahresberichts, sollten Sie ihn neben der Printvariante auch als PDF-Datei auf Ihrer Website anbieten.


Jahresbericht erstellen: Mehr als nur trockene Zahlen

Beginnen sollten Sie den Bericht mit einer kurzen Vorstellung Ihrer Organisation, um Interessenten und damit auch möglichen Geldgebern, einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen zu geben. Nennen Sie hier zum Beispiel Ihr Gründungsdatum, Ihre Rechtsform, Ihren Hauptsitz und gehen Sie kurz auf die Historie Ihres Unternehmen ein.

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Diagramme sorgen für eine bessere Verständlichkeit

Nicht fehlen, wenn Sie Ihren Jahresbericht erstellen, dürfen natürlich die harten Fakten. Verknüpfen Sie diese allerdings am besten mit exemplarischen Projekten, was Sie mit diesen erreicht haben und welcher Mittelaufwand notwendig war. An dieser Stelle können Sie auch erwähnen, was Ihr Unternehmen ausmacht und wieso Sie die Besten für das erwähnte Projekt waren. So lockern Sie den sonst so trockenen Finanzbericht auf und machen Ihn auch für Laien verständlicher. Arbeiten Sie aber trotzdem mit hieb- und stichfesten Zahlen und Fakten. Daten wie Mittelherkunft und Mittelverwendung können Sie beispielsweise in Tortendiagrammen veranschaulichen. Arbeiten Sie außerdem die Gewinn-und-Verlust Rechnung mit in ihren Jahresbericht mit ein und vergleichen Sie die Daten mit dem Vorjahr. Aufgrund dieser Zahlen können Sie Ihre finanzielle Lage bewerten und einen, mit Fakten untermauerten Zukunftsausblick geben.

Ihr Jahresbericht sollte selbstverständlich ein Erfolgsbericht sein. Achten Sie dafür besonders auf positive Formlierungen, um Leserinnen und Leser von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Übermitteln Sie durch transparentes Auftreten ein authentisches Gefühl. Binden Sie Fotos von wichtigen Ereignissen des vergangen Jahres und des Arbeitsalltags ein, um eine harmonische Stimmung zu  verdeutlichen. Skizzieren Sie zudem worin Sie neue Aufgaben für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation sehen, welche Ziele Sie haben und welche Aktivitäten für das neue Geschäftsjahr geplant sind. Zusätzlich können Sie in Ihrem Jahresbericht, beispielsweise in Form eines Vorworts, darüber schreiben was Sie vorrantreibt und worauf Sie besonders stolz sind.


Ein ansprechendes Layout: Oft die halbe Miete

Bisher haben haben wir nützliche Hinweise betreffend des Inhalts gegeben. Doch eine ansprechende Gestaltung ist natürlich auch enorm wichtig, nicht zuletzt, weil der Jahresbericht auch ein Imagemedium ist. Verwenden Sie beispielsweise firmeninterne Farben und orientieren Sie sich an Ihrem Corporate-Design.


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Vermeiden Sie außerdem seitenlange Textpassagen. Zu ausführliche Beschreibungen können Leserinnen und Leser, die nicht mit Ihren Projekten vertraut sind schnell abschrecken. Auch hier bietet es sich an, mit Bildern, die zum Beispiel Ihre Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben zeigen, den Jahresbericht aufzulockern. Setzen Sie bei Ihren Lesern wenn möglich kein Fachwissen vorraus und versuchen Sie, durch einfache Sprache Ihre Zielgruppe nicht zu überfordern.

Enorm wichtig für eine gute Übersichtlichkeit bei Ihrem Jahresbericht, ist ein gut strukturiertes Inhalltsverzeichnis mit Seitenangaben. Das hilft nicht nur sehr bei der Verständlichkeit Ihres Berichts, sondern wirkt zudem auch noch seriös und professionell.


Sie sind nicht allein: Agentur hilft Jahresbericht zu erstellen

Ein Jahresbericht kann also viel mehr sein, als nur ein paar langweilige Seiten Papier, die am Ende keiner so wirklich liest. Er soll seine Leserinnen und Leser vom Unternehmen überzeugen und das Image dessen wirkungsvoll verbessern. Dies schaffen Sie nicht durch nackte Zahlen, sondern durch positive Berichte in Verbindung mit aussagekräftigen Fakten.

Auch unsere Agentur hat bereits erfolgreich einige Jahresberichte erstellt. Hier ist beispielsweise der Bericht des Frauenhofer-Instituts zu nennen. Zudem unterstüzute 4iMEDIA bereits eine Bundesagentur bei der Erstellung eines Jahresberichts.