Pushing Reports – und digitales Pull-Reporting

Pushing reports und pull berichte

Kolumne über Pushing Reports von Kay Schönewerk, Inhaber der Leipziger 4iMEDIA GmbH, Agentur für digitale Geschäftsberichte:


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Mir fällt in den letzten Jahren immer häufiger auf, dass die Berichterstattung bei Geschäfts- und Jahresberichten, Transprenzberichten und CSR-Berichten grundsätzlich immer in zwei Kategorien zu passen scheint. Ich nenne sie Pull-Berichterstattung und Push-Berichterstattung. Bei Pushing Reports (Push Reporting) kommt Ihr Publikum zu Ihnen, um Informationen zu erhalten. Im Allgemeinen haben sie Fragen, auf die sie eine Antwort wünschen, wie z.B. “Wann sind Sie mit dem Testen fertig?”, “Wie stabil ist das Produkt X?”, “Haben Sie Fehler in der Schnittstelle Y gefunden?” und so weiter.

Lassen wir die Qualität dieser Fragen vorerst beiseite und sprechen wir ein wenig über die Art von Situationen, in denen Pull-Tests auftreten. Stand-up-Meetings, Drive-by-Situationsberichte, wöchentliche Meetings sind alles Beispiele für Pull-Reporting. In jedem Fall haben Sie eine Zuhörerschaft, die (zumindest bis zu einem gewissen Grad) den Kontext im Auge hat und spezifische Informationen anfordert. Meiner Erfahrung nach ist der Drive-By-Situationsreport die größte Herausforderung, oft, weil ich mitten in der Arbeit an etwas anderem bin und den Kontext wechseln muss, um zu antworten.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich brauche Zeit, um aus etwas herauszukommen, auf das ich mich intensiv konzentriere, um etwas zu beantworten, das keinen Bezug hat. Wenn Sie sich wirklich in der Lage befinden, einen Bericht auf Anfrage abzuwickeln, sollten Sie vielleicht die MCOASTER-Heuristik von Michael Kelly verwenden. Es ist eine praktische Liste von Punkten, die für Ihr Publikum von Interesse sein könnten. Sie müssen nicht über jeden einzelnen Punkt berichten.

Also: Wählen Sie diejenigen aus, von denen Sie glauben, dass Ihre Zuhörer sie interessieren – und schauen Sie nachher nach, ob sie mehr wissen wollen. Push-Berichterstattung und Pushing Reports sind das Gegenteil in Bezug darauf, wer den Kontext im Auge hat. Push-Reporting ist, wenn Sie Informationen haben, von denen Sie glauben, dass Ihre Zuhörer sie wissen sollten, aber sie sind sich dessen nicht bewusst. Um die Informationen, die Sie haben, effektiv zu vermitteln, müssen Sie verstehen, was für sie wichtig ist, was sie bereits wissen und wie Sie Ihre Informationen so gestalten können, dass sie für Ihre Zuhörer leicht verdaulich und aussagekräftig sind.

Beispiele für Pushing Reports sind Bug-Reports, Berichterstattung über Showstopper oder unternehmenskritische Themen, Risikoberichte. Die Zeit ist im Allgemeinen auf Ihrer Seite (wenn auch nicht immer). Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Zuhörer richtig eingerahmt werden. Informieren Sie sie über Ihr Thema, bevor Sie mit Ihrem Bericht beginnen. Selbst wenn Sie einen Termin mit einer Tagesordnung für Ihren Bericht haben, können Sie nicht davon ausgehen, dass Ihre Zuhörer sofort bereit sein werden, das zu hören, was Sie zu sagen haben.

Bei Pushing Reports steht Ihre Fähigkeit, eine überzeugende Geschichte zu erzählen, im Vordergrund. Unsere Aufgabe ist es, Menschen, die von Bedeutung sind, aussagekräftige Informationen zu präsentieren. Wenn alles, was ich tue, ist, diese Informationen zu präsentieren, dann habe ich wirklich das Gefühl, dass ich meinem Potenzial nicht gerecht werde. Ich würde diese Informationen lieber so präsentieren, dass sie eine überzeugende Aufforderung zum Handeln darstellen. Fragen Sie sich, was Sie von der Offenlegung Ihrer Informationen erwarten. Sind Sie der Meinung, dass bestimmte Maßnahmen ergriffen werden sollten?

Wie unterstützen Ihre Informationen die Ergreifung dieser Maßnahmen? Wollen Sie auf Risiken hinweisen, die mit Ihren Informationen verbunden sind? Welches sind einige glaubwürdige Fragen, die sich daraus ergeben könnten? Wie unterstützen Ihre Informationen dies und damit die Pushing Reports / Push Reporting? Es kann sein, dass Sie Informationen haben, die Sie einfach weitergeben möchten, falls sie nützlich sind. Daran ist nichts Falsches, aber denken Sie über die Informationen nach, die Sie präsentieren, und darüber, ob mehr dahinter steckt als das, was Sie haben.

Denken Sie auch daran, dass, wie überzeugend Ihr Fall auch sein mag, die endgültige Entscheidung wahrscheinlich nicht Ihre sein wird. Schlagen Sie eine empfohlene Vorgehensweise vor. Verlangen Sie nicht einfach etwas. Möglicherweise gibt es andere Faktoren für die Pushing Reports, die Ihnen nicht bekannt sind und die einen gewissen Einfluss auf die Situation haben. Es ist Ihre Aufgabe, die Informationen zu finden und zu präsentieren. Lassen Sie sie die Verantwortung für das weitere Vorgehen übernehmen. Holen Sie Feedback ein.

Genau wie beim Pull-Reporting wollen Sie bei Pushing Reports (Push Reporting) herausfinden, ob die Informationen, die Sie gegeben haben, nützlich waren. Wenn nicht, warum nicht? Sie können die Antwort, die Sie erhalten, nehmen und sie in Ihre Tests einfließen lassen. Ich denke, dass die Unterscheidung zwischen Pull- und Pushing Reports nützlich ist. Sie bietet mir einen Rahmen, in dem ich darüber nachdenken kann, wie ich berichten und was ich einbeziehen soll!

Kolumne über Pushing Reports von Kay Schönewerk, Inhaber der Leipziger 4iMEDIA GmbH, Agentur für digitale Geschäftsberichte

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