Best-Practice-Bericht und wie wir den Relaunch-Weg der Universität Jena vorbereitet haben
Für die Friedrich‑Schiller‑Universität Jena (FSU Jena) wurde in Zusammenarbeit mit der Digital-Agentur 4iMEDIA GmbH ein umfassendes Konzept- und Beratungsprojekt zur Neuausrichtung der Online- und Print-Kommunikation umgesetzt.
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Projekt Überblick
Ziel war, die traditionsreiche Hochschule mit ihrem Profil „Light. Life. Liberty.“ zukunftsorientiert zu positionieren und sowohl Fachpublikum als auch Endverbraucher gleichermaßen anzusprechen. Dabei standen ein Relaunch der Website, eine stärkere Präsenz im Social Media- und Online-Bereich sowie die strategische Beratung der Kommunikationsprozesse im Mittelpunkt. Das vorliegende Projekt gliedert sich in mehrere Teilbereiche: Print, Online (Webseite Relaunch), Social Media, Beratung/Konzept sowie PR.
Projekt-Metadaten im Überblick
- Branche: Public, Kultur, Forschung/Wissenschaft
- Form der Organisation: Hochschule
- Projekttypen: Print, Audiovisuell, Online (Relaunch Webseite), Social Media, Beratung/Konzept, PR
- Zielgruppe: Verbraucher/Endkunden, Fachpublikum, Entscheider
- Land: Deutschland
- Bundesland: Thüringen
- Stadt: Jena
- Ansprechpartner beim Kunden: Daniela Siebe (Leiterin der Abteilung Marketing, Alumni, Veranstaltungen
- Sonstige Hinweise: Für den Relaunch wurde das Konzept inkl. gestalterischen Entwürfen beauftragt; die technische Umsetzung lag nicht in unserem Auftrag.
Ausgangssituation & Herausforderung
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena, eine der traditionsreichsten Universitäten Deutschlands mit Gründungsjahr 1558, befindet sich in einer dynamischen Phase der Profilbildung und Markenentwicklung. In dieser Phase stand die Hochschule vor der Herausforderung, ihre Kommunikation so auszurichten, dass sie sowohl Studierende als auch Wissenschaftler, Entscheider und die Öffentlichkeit wirksam erreicht.
Kommunikationsherausforderungen im digitalen Umfeld
- Mit zunehmender Digitalisierung der Hochschul-Kommunikation und steigenden Ansprüchen an Nutzerfreundlichkeit, Responsive Design und Barrierefreiheit stand die FSU Jena vor der Aufgabe, ihre Online-Präsenz neu zu denken. Ziel war, ein „attraktiv-zeitgemäßes, gleichzeitig angemessenes, übersichtlich-serviceorientiertes und informatives Webangebot“ zu schaffen. Die bisherige Website litt unter Intransparenz, nicht optimaler Nutzerführung für unterschiedliche Zielgruppen (Studierende, Wissenschaftler, Entscheider) sowie fehlender strategischer Verknüpfung zwischen Print, Online und Social Media.
Marken- und Zielgruppenkomplexität
- Als Volluniversität mit mehr als 200 Studienmöglichkeiten, breitgefächertem Forschungsprofil und einem starken regionalen Bezug, musste die FSU Jena ihre Kommunikation so strukturieren, dass sie sowohl für regionale Partner und Entscheider in Wissenschaft und Industrie als auch für Studieninteressierte und die breite Öffentlichkeit nachvollziehbar, konsistent und attraktiv war. Dies erforderte ein klarer definierbares Markenversprechen („Light. Life. Liberty.“) und eine nutzerzentrierte Umsetzung über alle Kanäle hinweg.
Interne Abläufe und Stakeholder-Herausforderungen
- Zusätzlich zur externen Ausrichtung gab es interne Herausforderungen in Hinblick auf Kommunikationsprozesse, Stakeholder-Management und Abstimmung zwischen administrativen Einheiten der Hochschule, Fachbereichen, Verwaltung und externen Dienstleistern. Die Agentur musste nicht nur Gestaltungsideen liefern, sondern im Rahmen der Beratung auch Prozess- und Strukturimpulse setzen, damit die geplanten Maßnahmen nachhaltig greifen konnten.
Ziele & Strategie -Definition der übergeordneten Ziele
Ausgehend von der Analyse der Ausgangssituation legten wir bei 4iMEDIA gemeinsam mit der FSU Jena folgende übergeordneten Ziele fest:
- Markenprofil stärken: Die Positionierung der Universität als moderne, exzellente Hochschule sichtbar machen.
- Nutzerzentrierung: Die Website und Online-Kommunikationskanäle so optimieren, dass unterschiedliche Zielgruppen (Studieninteressierte, Mitarbeitende, Forschungs- und Industriepartner) schnell und intuitiv die für sie relevanten Informationen finden.
- Cross-Channel-Kohärenz: Print, Online und Social Media sollen inhaltlich und gestalterisch aufeinander abgestimmt sein und das Markenversprechen transportieren.
- Effizienzsteigerung der internen Kommunikationsprozesse: Beratung zur Strukturierung der Kommunikationsabteilung, Redaktions- und Workflowprozesse sowie Stakeholder-Koordination.
- Messbare Wirkung: Kennzahlen zur Wirkung der Maßnahmen definieren, um mittelfristig Erfolge nachweisen zu können.
Strategischer Ansatz
- Konzeption: Erstellung eines Kommunikationskonzepts, das Markenversprechen, Zielgruppen, Kernbotschaften und Kanalstrategie definiert.
- Gestalterische Entwürfe: Entwicklung von Designs inkl. UI-/UX-Entwürfen für Website, Printvorlagen und Social Media Templates.
- Beratung & Prozess-Optimierung: Workshops mit Stakeholdern der Hochschule, um Abläufe und Verantwortlichkeiten zu klären.
- Redaktions- und Kanalstrategie: Aufbau eines Redaktionsplans für Online und Social Media, abgestimmt mit Printpublikationen.
- Evaluierung & Kennzahlen: Definition von KPIs wie Nutzerzufriedenheit, Verweildauer auf Website, Social Media Engagement, Rücklauf von Partneranfragen.
Strategische Gewichtung und Priorisierung
Die Priorität lag bei der Neugestaltung der Website als zentrales Medium für alle Zielgruppen. Parallel dazu wurden Print- und Social Media-Elemente als flankierende Maßnahme gesehen, um das Markenprofil zu schärfen. Beratung und Prozessoptimierung wurden als Querschnittskomponenten verankert, um nachhaltige Wirkung über die Projektlaufzeit hinaus sicherzustellen.
Umsetzung & Maßnahmen
In der Konzeptionsphase wurden gemeinsam mit Frau Siebe (Ansprechpartnerin der FSU Jena) Workshops durchgeführt, in denen die Zielgruppen segmentiert, Nutzerreisen („Journeys“) skizziert und die Medienlandschaft der Hochschule analysiert wurden. Hierbei wurden neben Studieninteressierten auch Wissenschaftler, Entscheider aus Industrie und Forschung sowie Alumni als Zielgruppen berücksichtigt. Aus diesen Workshops resultierte das Kommunikationskonzept mit klar definierten Kernbotschaften und einem Channel-Mix-Ansatz für Print, Online und Social Media.
Gestalterische Entwürfe
Aufbauend auf dem Konzept wurden von 4iMEDIA mehrere Varianten von Designentwürfen erstellt, die sowohl die Marke („Light. Life. Liberty.“) visuell integrierten als auch responsive Webdesign-Prinzipien erfüllten. Hierzu gehörten Layouts für die Website mit klarer Navigation, Kachelstrukturen, übersichtlichen Inhaltsbereichen und Bildwelten zur Visualisierung von Forschung, Lehre und Campusleben. Des Weiteren wurden Ideen für Printvorlagen (z. B. Broschüren, Flyer) sowie Social Media Templates entwickelt, um eine konsistente visuelle Sprache über alle Kanäle hinweg sicherzustellen.
Online-Maßnahmen (Website Relaunch Konzept)
Obwohl die technische Umsetzung der Website nicht im Auftrag enthalten war, lieferte 4iMEDIA ein vollständiges Konzept für den Relaunch der Website der FSU Jena. Ziel war, dass die Hochschule, basierend auf diesem Konzept, den Relaunch eigenständig oder mit technischem Partner umsetzen kann. Das Konzept enthielt:
- Informationsarchitektur mit Zielgruppenzugängen
- Nutzerführung und Navigationskonzept
- Wireframes und UI-Design-Prototypen
- Responsive Design für mobile Endgeräte
- Barrierefreiheitsanforderungen (Accessibility) gemäß Hochschulstandard
- Content-Strategie mit Redaktionsplan und Metadatentaxonomie
- Übergabe der Dokumentation und nachhaltiger Implementierungshinweise
Social Media & Print
Parallel zur Webseitenstrategie wurden Social Media-Templates entwickelt, um Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn und YouTube konsistent zu bespielen. Es wurde ein Redaktionsplan vorgeschlagen, der Themen wie Forschungsergebnisse, Campus-Leben, Studierendenportraits und Alumni-Storys umfasst. Für Printmaßnahmen wurden Broschüren und Flyer nach Vorgabe des Corporate Designs erstellt und Datenblätter für Studiengänge visualisiert, um sowohl Endverbraucher (Studieninteressierte) als auch Fachpublikum gezielt anzusprechen.
Beratung & Prozessoptimierung
4iMEDIA führte Workshops zu Kommunikationsprozessen, Rollen- und Verantwortlichkeitsverteilung sowie zur Abstimmung zwischen Verwaltung, Fachbereichen und Kommunikationsabteilung durch. Die Beratung umfasste auch Empfehlungen zur Steuerung von Kampagnen, Workflow-Dokumentation und Kennzahleneinführung. Ziel war, eine nachhaltige Struktur zu schaffen, in der die Hochschule ihre Kommunikationsmaßnahmen eigenständig steuern kann. Darüber hinaus wurde ein Monitoring-Tool-Vorschlag eingebracht, mit dem die Wirkung von Kommunikationsmaßnahmen gemessen werden kann.
Ergebnisse & Wirkung – Qualitative Ergebnisse
Dank des Konzeptes von 4iMEDIA konnte die FSU Jena eine klare, konsistente Markenkommunikation etablieren, in der alle Kanäle wie Online, Print und Social Media aufeinander abgestimmt sind. Das visuelle und strategische Fundament für den Relaunch der Website wurde geschaffen – die Hochschule verfügte nun über eine belastbare Basis, um die technische Umsetzung strukturiert und auf hohem Niveau umzusetzen.
Operative Wirkung
Auch wenn das Konzept größtenteils als Grundlage diente und die technische Umsetzung extern erfolgte, profitiert die FSU Jena bis heute von den Ergebnissen:
- Verbesserte Nutzerführung und Zielgruppenansprache durch klare Informationsarchitektur.
- Einheitliches Erscheinungsbild in Print, Online und Social Media – erhöhte Wiedererkennung der Marke.
- Effizienzsteigerung in den Kommunikationsprozessen durch strukturierte Workflow-Empfehlungen.
- Beschleunigte Umsetzungszeit des Relaunches dank klarer Vorlage und Planung.
Messbare Kennzahlen und Rückmeldungen
Obwohl konkrete Zahlen zur Nutzerzufriedenheit oder Social Media Engagement intern bei der Hochschule liegen und nicht veröffentlicht wurden, lässt sich aus der Jahresbericht der FSU Jena ableiten, dass die Hochschule sich bewusst dem Wandel der Kommunikationsprozesse gestellt hat und dafür die Grundlagen gelegt wurden. Zusätzlich wurde in einer Studie zur Neuausrichtung der Hochschulkommunikation eine gestiegene Aufmerksamkeit und Nutzerorientierung festgestellt (siehe Pressemitteilung zur Website).
Langfristige Wirkung und Nachhaltigkeit
Die erarbeiteten Konzepte haben der FSU Jena den Weg für kontinuierliche Weiterentwicklung geebnet: Die Kommunikationsabteilung kann nun eigenständig Anpassungen vornehmen, Social Media-Strategien implementieren und Printaktionen gezielt steuern. Die modulare Strukturierung der Maßnahmen trägt dazu bei, dass die Hochschule auch zukünftig flexibel und zielgruppenorientiert agieren kann.
Kundenstimme – Feedback der Universität
Die Zusammenarbeit mit 4iMEDIA wurde von der Hochschule sehr positiv bewertet. Frau Siebe (Ansprechpartnerin bei der FSU Jena) hob hervor, dass „das Konzept unsere Kommunikationsstrategie deutlich geschärft hat und wir nun eine solide Basis für den Relaunch unserer Website haben“. Das gestalterische und strategische Fundament sei professionell, effizient und zukunftsorientiert erstellt worden – ein wichtiger Schritt für die Marke Universität. Zwar war die technische Umsetzung nicht Teil des Auftrags, dennoch bestätigte die Hochschule, dass ohne das Konzept von 4iMEDIA die Planung und Koordination des Relaunches deutlich schwieriger gewesen wäre.
Fazit & Learnings
Das Projekt mit der FSU Jena zeigt exemplarisch, wie eine Hochschul-Marke mithilfe eines systematischen Beratungs- und Konzeptansatzes gestärkt werden kann. 4iMEDIA lieferte nicht nur kreative und gestalterische Ideen, sondern insbesondere strategische und prozessuale Grundlagen – ein Konzept- und Beratungspaket, das der Hochschule eine klare Richtung gab. Trotz der Tatsache, dass die technische Umsetzung extern erfolgte, war das Ergebnis dennoch nachhaltig: Die FSU Jena verfügt über eine kommunikative Infrastruktur, die ihre Markenwerte transportiert, Zielgruppen wirksam anspricht und über verschiedene Kanäle hinweg kohärent wirkt.
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Wesentliche Learnings
- Eine klare Zielgruppenanalyse und Nutzerzentrierung sind essenziell für jede Kommunikationsmaßnahme.
- Markenkohärenz über Print, Online und Social Media hinweg schafft Wiedererkennung und Vertrauen.
- Die digitale Strategie benötigt mehr als Design: Prozess- und Workflow-Optimierung sind Schlüsselfaktoren für nachhaltige Wirkung.
- Ein Konzept mit klarer Dokumentation erleichtert die technische Umsetzung erheblich und reduziert Risiken.
- Auch wenn die technische Realisierung ausgelagert wird: Ein strategisches Fundament sichert Qualität und Wirkung.
- Langfristige Wirkung entsteht erst durch die Einbindung interner Stakeholder und die Schulung von Kommunikationsprozessen.
Empfehlung für zukünftige Projekte
Für ähnliche Projekte empfiehlt sich frühzeitige Einbindung aller Zielgruppen sowie die Etablierung eines Monitoring-Systems zur Wirkungsmessung. Ebenso sollte bei Hochschulen oder Forschungseinrichtungen die interne Verankerung von Verantwortlichkeiten für Kommunikation und Content gepflegt werden – nur so kann das Konzept lebendig bleiben und langfristig wirken.
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