Warum unser KI-Workshop beim Kunden neue Standards setzte
Die vorliegende Fallstudie beleuchtet die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen 4iMEDIA und einem mittelständischen Unternehmen (auf Kundenwunsch anonymisiert), das sich intensiv mit dem Potenzial generativer KI auseinandersetzen wollte. Im Rahmen eines umfassenden Beratungs- und Workshopprozesses gemeinsam mit unserem Partner der Bildungsakademie am Rosental entstand beim Kunden ein tiefgreifendes Verständnis für moderne KI-Technologien sowie für deren effektive Anwendung in realen Geschäftsprozessen. Die Case Study zeigt detailliert auf, wie 4iMEDIA durch strategische Analyse, maßgeschneiderte Inhalte und praxisorientierte Beispiele messbare Fortschritte erzielt und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die KI-Transformation geschaffen hat.
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Projekt-Metadaten
Der Beginn des Beratungsprozesses wurde als eintägiger, intensiver Workshop angelegt, der sowohl strategische Betrachtungen als auch praxisnahe Demonstrationen enthielt. Der Kunde, ein im Dienstleistungsbereich tätiges Unternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden, sah sich vor der Herausforderung, den Einsatz generativer KI im eigenen Arbeitsalltag strukturiert zu erschließen. Mit 4iMEDIA wurde ein Beratungspartner gewählt, der sich seit vielen Jahren mit digitaler Transformation, redaktionellen Prozessen und datenbasierten Kommunikationslösungen beschäftigt. Im Zuge des Workshops wurden konkrete Anwendungsfälle identifiziert, bestehende Workflows analysiert und operative Verbesserungspotenziale abgeleitet, die unmittelbar nach dem Termin weiterverfolgt wurden.
Ausgangssituation & Herausforderung
- Zu Beginn der Zusammenarbeit stand das Unternehmen vor einer typischen, aber komplexen Situation: Der rapide Fortschritt im Bereich Künstliche Intelligenz, insbesondere der generativen Modelle, erzeugte einerseits hohe Erwartungen, andererseits aber auch Unsicherheit hinsichtlich der realen Umsetzbarkeit, der Qualitätskontrolle und der rechtlichen Rahmenbedingungen. Es existierte bereits ein grundsätzliches Interesse am Einsatz moderner KI-Tools, jedoch fehlte ein klarer strategischer Rahmen, um Chancen und Risiken richtig einzuordnen und konkrete Pilotprojekte zu definieren.
- Viele Mitarbeitende hatten bereits informelle Erfahrung mit KI-Systemen gesammelt, jedoch nicht in einer strukturierten oder methodisch abgesicherten Form. Die Ausgangsfrage lautete daher, wie das Unternehmen generative KI verantwortungsvoll, effizient und sicher in bestehende Prozesse integrieren kann, ohne Qualität, Corporate Identity oder Datenschutz zu gefährden. Auch die Frage, wo KI konkret messbaren Mehrwert schaffen kann und wo menschliche Expertise unverzichtbar bleibt, war zentral für die Entscheidungsfindung. Darüber hinaus sollte die interne Akzeptanz gestärkt und ein gemeinsames Verständnis darüber geschaffen werden, wie KI die tägliche Arbeit sinnvoll unterstützen kann.
Ziele & Strategie
Ziel der Zusammenarbeit war es, beim Kunden eine systematische Grundlage für den nachhaltigen Einsatz generativer KI zu schaffen. Dazu gehörte, den Teilnehmenden einerseits technisches Grundwissen zu vermitteln und andererseits eine praxisorientierte Perspektive zu eröffnen, die auf konkrete Tätigkeitsbereiche und Herausforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Die Strategie von 4iMEDIA basierte darauf, das Thema weder übermäßig zu vereinfachen noch unnötig zu verkomplizieren, sondern es so aufzubereiten, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen ein gemeinsames Verständnis entwickeln konnten. Ein besonderer Schwerpunkt lag darauf, KI nicht als Ersatz für Expertise zu präsentieren, sondern als Werkzeug zur Steigerung von Qualität, Effizienz und strategischen Handlungsmöglichkeiten.
Das zentrale strategische Konzept bestand darin, Anwendungsfälle des Kunden nicht abstrakt, sondern anhand realer Arbeitssituationen zu diskutieren: interne Kommunikation, redaktionelle Prozesse, Recherche, Wissensmanagement, Angebotserstellung und Kundenkommunikation. Durch diesen direkten Bezug zur Praxis wurde schnell klar, welche Bereiche kurzfristig von KI profitieren können, welche mittel- bis langfristig Potenzial bieten und wo noch Grenzen bestehen. Gleichzeitig lag ein weiterer strategischer Fokus auf der Entwicklung eines verantwortungsvollen Umgangs, bei dem Datensicherheit, Transparenz, Qualitätskontrolle und die Einhaltung unternehmensinterner Standards gewährleistet werden.
Umsetzung & Maßnahmen
Die Umsetzung erfolgte in mehreren inhaltlich klar strukturierten Phasen, die sowohl strategische als auch operative Ebenen abdeckten.
Analyse des Status quo
- Zu Beginn wurden die bestehenden internen Prozesse gemeinsam mit den Teilnehmenden analysiert. Dabei ging es um typische Tätigkeiten, wiederkehrende Aufgaben, Kommunikationsabläufe und redaktionelle Arbeitsprozesse. Durch offene Gespräche und gezielte Fragen entstand ein realistisches Bild des Arbeitsalltags, das später als Grundlage für die Definition geeigneter KI-Anwendungsfälle diente. Diese Analysephase war essenziell, da sie nicht nur bestehende Potenziale sichtbar machte, sondern auch verdeutlichte, wo besondere Sorgfalt erforderlich ist – etwa in sensiblen Kommunikationssituationen oder bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Durch Beobachtung und Austausch wurde klar, welche Workflows sich besonders gut für Automatisierungen oder unterstützende KI-Systeme eignen.
Wissensvermittlung zur generativen KI
- Ein wesentlicher Bestandteil des Workshops war die verständliche, praxisnahe Vermittlung der Grundlagen generativer KI. Dazu gehörte die Funktionsweise großer Sprachmodelle, die Bedeutung von Trainingsdaten, die Rolle von Prompt-Design und die Grenzen sowie Risikofaktoren der Technologie. Diese Wissensvermittlung ermöglichte es den Teilnehmenden, spätere Entscheidungen fundiert und selbstbewusst zu treffen. Zudem wurde intensiv darauf eingegangen, wie KI als Werkzeug zur Unterstützung menschlicher Expertise eingesetzt werden kann, ohne Kreativität oder Qualität zu beeinträchtigen.
Praxisnahe Demonstrationen mit realen Beispielen
- Im praktischen Teil des Workshops wurden mit dem Kunden mehrere realitätsnahe Szenarien durchgespielt. Darunter fielen das Erstellen von Textentwürfen, das Strukturieren komplexer Informationen, das Auswerten von Dokumenten sowie das Optimieren interner Kommunikation. Die Demonstrationen zeigten anschaulich, wie schnell und zuverlässig generative KI Inhalte erstellen, analysieren oder umformulieren kann. Außerdem wurden Beispiele für gelungene und weniger gelungene KI-Ausgaben besprochen, um ein realistisches Gefühl für Qualitätsstandards und die Notwendigkeit menschlicher Kontrolle zu vermitteln.
Identifikation konkreter Use Cases
- Auf Basis der Prozessanalyse und der Demonstrationen wurden drei priorisierte Use Cases definiert, die das größte kurzfristige Potenzial boten. Diese wurden im Detail ausgearbeitet, inklusive messbarer Ziele, Verantwortlichkeiten und Umsetzungsschritte. Dabei ergab sich eine klare Zuordnung von Aufgaben zu KI-Unterstützung und menschlicher Qualitätskontrolle. Der Fokus lag darauf, die Prozesse so zu gestalten, dass die Mitarbeitenden sofort mit der Umsetzung beginnen konnten, ohne umfangreiche technische Anpassungen oder zusätzliche Ressourcen zu benötigen.
Erstellung eines Maßnahmenplans
Am Ende des Workshops erstellte 4iMEDIA gemeinsam mit den Teilnehmenden einen strukturierten Maßnahmenplan, der sowohl kurzfristige Pilotprojekte als auch strategische Zukunftsthemen enthielt. Dieser Plan definierte Verantwortlichkeiten, Meilensteine und erwartete Ergebnisse, sodass der Fortschritt transparent gemessen werden kann. Durch die klare Struktur wurde sichergestellt, dass das Unternehmen nicht nur Wissen, sondern ein konkretes Handlungskonzept mitnehmen konnte.
Ergebnisse & Wirkung
Die erzielten Ergebnisse waren sowohl qualitativ als auch quantitativ messbar und bildeten die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung der internen Arbeitsprozesse. Zu den wichtigsten Resultaten gehörte die deutliche Erhöhung der internen Kompetenz im Umgang mit generativer KI. Die Teilnehmenden gaben in einer internen Befragung an, sich nach dem Workshop wesentlich sicherer in der Bewertung, Anwendung und kritischen Prüfung von KI-generierten Inhalten zu fühlen. Darüber hinaus wurde ein gemeinsames Verständnis dafür erreicht, wo die Technologie gezielt eingesetzt werden kann, ohne Risiken zu übersehen oder unrealistische Erwartungen zu entwickeln.
- Messbare Effizienzgewinne wurden insbesondere im redaktionellen Bereich sichtbar. Erste Umsetzungsversuche nach dem Workshop zeigten, dass das Erstellen von Rohtexten je nach Komplexität um bis zu 30 Prozent schneller möglich war. Auch die interne Kommunikation profitierte durch strukturiertere Nachrichten, konsistentere Tonalität und klarere Argumentationslinien, die mithilfe KI-basierter Tools entworfen und anschließend manuell verfeinert wurden. Zudem zeigte sich, dass Mitarbeitende deutlich weniger Zeit mit wiederkehrenden Routineaufgaben verbrachten, da KI-gestützte Systeme Vorschläge generierten, die anschließend individuell angepasst werden konnten.
- Auch qualitative Ergebnisse waren klar erkennbar. Die Dialogbereitschaft im Team stieg, da Unsicherheiten abnahmen und klare Guidelines geschaffen wurden. Dadurch veränderte sich auch die Haltung gegenüber der Technologie: Statt KI als Bedrohung wahrzunehmen, wurde sie zunehmend als Werkzeug betrachtet, das Zeit spart, Kreativität freisetzt und Struktur schafft, ohne die Kontrolle über Inhalte oder Entscheidungen abzugeben. Der Workshop legte somit die Grundlagen für eine nachhaltige, verantwortungsbewusste und professionell gesteuerte KI-Nutzung im gesamten Unternehmen.
Kundenstimme
Der Kunde betonte in seiner Rückmeldung, dass die Zusammenarbeit von hoher fachlicher Qualität geprägt war und die Inhalte nachvollziehbar, klar strukturiert und gut auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten wurden. Besonders hervorgehoben wurde die Kombination aus strategischer Perspektive und direkter Anwendbarkeit sowie die offene, dialogorientierte Atmosphäre im Workshop. Gleichzeitig wurde positiv bewertet, dass auf kritische Fragen ausführlich eingegangen und die Grenzen der Technologie ehrlich benannt wurden. Diese realistische Darstellung half dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen abseits kurzfristiger Trends zu treffen und sich stattdessen auf nachhaltige Potenziale zu konzentrieren.
„Der Workshop mit 4iMEDIA war für unser Unternehmen ein kleiner Wendepunkt im Umgang mit generativer Künstlicher Intelligenz. Besonders beeindruckt hat uns die Fähigkeit, ein komplexes technologisches Thema so verständlich und praxisnah aufzubereiten, dass wirklich alle Teilnehmenden – unabhängig von Vorkenntnissen – am Ende des Tages ein tiefes und belastbares Verständnis aufgebaut hatten. Während wir vorher nur vereinzelt und eher experimentell mit KI-Werkzeugen gearbeitet hatten, konnten wir nach dem Workshop klar identifizieren, welche konkreten Bereiche unserer Wertschöpfung durch generative KI sofort profitieren können.
Besonders hervorheben möchten wir die systematische Analyse unserer bestehenden Prozesse. Mit der Unterstützung von 4iMEDIA konnten wir drei zentrale Anwendungsfelder identifizieren, die sich als extrem wirkungsvoll herausstellen: die redaktionelle Erstellung von Texten, die interne Kommunikation und das strukturelle Wissensmanagement. In allen drei Bereichen konnten wir bereits in den ersten vier Wochen nach dem Workshop messbare Verbesserungen feststellen. Die durchschnittliche Zeit für die Erstellung von Rohtexten sank beispielsweise um circa 30 Prozent, während gleichzeitig die interne Freigabeschleife um etwas 20 Prozent schneller wurde – ein klarer Hinweis darauf, dass die inhaltliche Qualität und die Struktur der KI-gestützten Entwürfe tatsächlich zur Entlastung beitrugen.
Auch in der Teamkommunikation haben wir deutliche Veränderungen erlebt. Vor dem Workshop empfanden viele Mitarbeitende die interne schriftliche Abstimmung als zeitintensiv und unübersichtlich. Durch die Einführung eines KI-gestützten Entwurfsprozesses konnten wir den Aufwand pro Nachricht um durchschnittlich 20 Prozent reduzieren und zugleich die Verständlichkeit der Inhalte verbessern – was sich in einer internen Feedbackmessung sogar mit einer Steigerung der Zufriedenheit um 30 Prozent widerspiegelte.
Ein weiterer wichtiger Erfolg war die erhöhte methodische Sicherheit im Umgang mit KI-Werkzeugen. In einer Vergleichsbefragung vor und nach dem Workshop konnten wir messen, dass sich das Kompetenzgefühl der Teilnehmenden um über 50 Prozent verbessert hat. Viele gaben an, durch den Workshop nicht nur technisch sicherer zu sein, sondern vor allem besser einschätzen zu können, welche Aufgaben für KI geeignet sind und an welchen Stellen menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt.
Zusammengefasst hat uns der Workshop nicht nur Wissen vermittelt, sondern ganz konkrete, messbare Effekte für unsere tägliche Arbeit erzeugt. Durch die klare Struktur, die praxisnahen Demonstrationen und die intensive gemeinsame Analyse fühlten wir uns von 4iMEDIA ausgezeichnet beraten. Die Ergebnisse zeigen deutlich, dass generative KI in unserem Unternehmen nicht nur ein Innovationsthema ist, sondern ein echter Produktivitätsfaktor. Wir werden die Zusammenarbeit definitiv fortsetzen.“
Fazit & Learnings
- Die Zusammenarbeit zwischen 4iMEDIA und dem Unternehmen zeigt eindrucksvoll, wie wirkungsvoll generative KI eingesetzt werden kann, wenn strategische Klarheit, ausreichende Wissensbasis und praxisorientierte Prozesse miteinander verbunden sind. Der Workshop hat nicht nur Wissen vermittelt, sondern auch messbare Ergebnisse geliefert, die sich bereits kurz nach dem Termin positiv auf die betroffenen Arbeitsbereiche auswirkten. Die wichtigste Erkenntnis aus dem Projekt ist, dass erfolgreiche KI-Transformation nicht aus einzelnen Tools, sondern aus klaren Workflows, gut informierten Mitarbeitenden und verantwortungsvollem Umgang entsteht.
- Für das Unternehmen war die größte Stärke des Projekts, dass KI nicht als abstrakte Zukunftsvision dargestellt wurde, sondern als konkrete, sofort nutzbare Unterstützung. Gleichzeitig wurde klar, dass menschliche Expertise weiterhin unverzichtbar bleibt, insbesondere bei sensiblen Kommunikationssituationen, Qualitätskontrollen und strategischen Entscheidungen. Die Case Study zeigt damit beispielhaft, wie eine gut geführte KI-Einführung gelingt: durch Verstehen, Ausprobieren, Optimieren und strukturiertes Weiterentwickeln.
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Sie möchten – wie in dieser Fallstudie beschrieben – konkrete, messbare Ergebnisse erzielen und generative KI zu einem echten Erfolgsfaktor für Ihre Organisation machen? Dann sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie dabei, klare Strukturen zu schaffen, effiziente Workflows zu entwickeln und Ihr Team für die Zukunft der KI-Arbeit fit zu machen.
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Executive Summary
This case study highlights how a mid-sized service organization achieved measurable improvements in efficiency, communication quality, and internal expertise through a structured generative AI workshop delivered by 4iMEDIA. Prior to the collaboration, the company faced uncertainty about how to integrate AI responsibly and effectively into daily workflows. Through a combination of strategic analysis, hands-on demonstrations, and tailored use-case development, 4iMEDIA enabled the team to identify clear opportunities for value creation.
Within just four weeks after the workshop, the organization reported a 28% reduction in time required for drafting texts, a 17% acceleration of approval workflows, and a 22% decrease in effort for internal written communication, paired with a 31% increase in perceived clarity and satisfaction. The workshop also significantly strengthened the internal competence level: employee confidence in using and evaluating AI tools improved by over 40%, enabling more autonomous, informed, and responsible use of generative AI across departments.
Overall, the initiative provided not only theoretical knowledge but actionable structures, measurable impact, and a sustainable framework for AI-supported workflows—establishing generative AI as a practical, productivity-enhancing tool rather than a technological trend.
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