7 Erfolgsfaktoren: Geschäftsbericht erstellen
Einen Geschäftsbericht erstellen – das kann ein Unternehmen oder ein Team mitunter vor große Herausforderungen stellen. Denn ein qualitativ hochwertiger und professionell gestalteter Geschäftsbericht ist das Aushängeschild eines Unternehmens und immer auch ein Stück weit Imagebroschüre. Doch wie erstellt man einen guten Geschäftsbericht? Worauf kommt es an? Was sollte man tun und was lieber lassen? Wir – als Agentur für Geschäftsberichte – verraten Ihnen sieben Erfolgsfaktoren, mit denen Sie einen perfekten Geschäftsbericht erstellen:
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1. Entwerfen Sie einen guten Zeitplan
Am Ende wird es ein wenig hektisch!
Einen Geschäftsbericht erstellen – das fängt immer mit einer guten Planung an. Ein Geschäftsbericht kann je nach Größe des Unternehmens sehr umfangreich sein. Deshalb ist es essentiell, sich im Vorfeld Gedanken über einen Zeitplan zu machen. Welche Bestandteile des Berichts gibt es und bis wann müssen Sie erledigt sein? Planen Sie auf jeden Fall genug Puffer ein, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse gut und schnell reagieren können. Agenturempfehlung: Rechnen Sie rückwärts ab gewünschtem Erscheinungsdatum – Druck, Korrekturen, Layout, Text, Recherche. Sechs Monate sind nicht zu viel veranschlagt.
2. Sorgen Sie für ein umfassendes Projektmanagement
Hier laufen die Fäden zusammen: Ein Geschäftsbericht umfasst zahlreiche Aspekte, die gut aufeinander abgestimmt sein müssen. Dazu ist ein ganzheitliches Projektmanagement essentiell. Es muss einen Verantwortlichen geben, der den gesamten Prozess der Erstellung koordiniert, einzelne Bestandteile delegiert und trotzdem den Gesamtüberblick behält. Daneben ist der Projektleiter Schnittstelle zwischen Unternehmen, Agenturen, Übersetzern, Druckerei und weiteren Kooperationspartnern.
3. Denken Sie beim Erstellen des Geschäftsberichts an Ihre Zielgruppe
Für wen wollen Sie schreiben? Jeder Geschäftsbericht umfasst verschiedene Kategorien, die oft zahlreiche Informationen bereithalten. Hier ist es die Kunst, alle relevanten Informationen so darzustellen, dass sie für unterschiedliche Zielgruppen aussagekräftig und anschaulich sind. Dabei müssen Sie sich fragen: Wer sind die einzelnen Zielgruppen? Welche Informationen interessieren diese? Über welchen Wissensstand verfügen die einzelnen Akteure? Dies sind essentielle Fragen, die in Ihre Planung des Geschäftsberichts mit einfließen sollten.
4. Erstellen Sie keinen Geschäftsbericht ohne Konzept
Planlos geht der Plan nach hinten los: Einen Geschäftsbericht erstellen ohne Plan? Das kann nur schief gehen. Sie brauchen ein Konzept. Das muss keine seitenlange Abhandlung sein, in der Sie theoretisch erläutern warum bestimmte grafische Elemente wichtig sind. Aber Sie brauchen ein Inhaltskonzept, das Ihnen die Themen und einen Plan vorgibt. Notfalls reichen einige Stichpunkte. Kommen dann noch eine gute Zeitplanung, eine Seitenplanung und ein sinnvolles Projektmanagement hinzu, haben Sie den Geschäftsbericht so gut wie in der Tasche ;-)
5. Verteilen Sie Aufgaben sinnvoll an externe Dienstleister
Mit jedem Paar Hände (das Arbeit abnimmt), bekommen Sie einen freieren Kopf: Sie müssen nicht ganz allein einen Geschäftsbericht erstellen. Je nach Unternehmensgröße- und -struktur ist es sinnvoll, einzelne Bestandteile des Geschäftsberichts an externe Dienstleister abzugeben. Für viele Bereiche gibt es Profis, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Ein professioneller Texter schreibt schneller und effizienter als Sie, ein Grafiker bringt alles in die gewünschte Form, ein Fotograf setzt den CEO besser in Szene als es die Handykamera kann. Für das Projektmanagement ist es wichtig, eine erfahrene und zuverlässige Agentur auszuwählen. Schauen Sie genau auf Referenzen, Spezialisierungen und suchen Sie nach Erfahrungsberichten anderer Kunden. Verlässliche Partner sind das A und O eines erfolgreichen Geschäftsberichts. Eine Agentur, die Ihren Geschäftsbericht erstellt und das Projektmanagement übernimmt, wird Ihnen gleichzeitig kompetente Dienstleister vermitteln.
6. Gehen Sie über den Pflichtteil hinaus
Erst die Kür – dann der Pflichtteil.
Jeder Geschäftsbericht hat einen Pflichtteil, aber darüber hinaus kann sich das Unternehmen in einem Imageteil präsentieren. Diese Möglichkeit sollten Sie auf jeden Fall nutzen. Hierbei sind Kreativität und Originalität gefragt, damit Ihre Leser auch über den Pflichtteil hinaus Ihre Informationen lesen. Stellen Sie also anschaulich und originell Ihre Unternehmensstrategie, Meilensteine, Ziele und Kernbotschaften dar.
7. Einen Geschäftsbericht erstellen bedeutet mehr als nur Zahlen
Design ist Vermittler zwischen Informationen und Verstehen: Zahlen und Statistiken sind oft sehr trocken und nur für Experten wirklich aussagekräftig. Deshalb sollten Sie Ihre Zahlen grafisch und anschaulich darstellen und mit Zusatzinformationen wie einer redaktionellen Berichterstattung füttern. Dies können Interviews mit Geschäftsführern oder Statements verantwortlicher Mitarbeiter sein. Dies hilft, Zahlen im Kontext zu erklären und für den Leser interessant zu gestalten.
Layout und grafische Umsetzung sind essentiell beim Geschäftsbericht erstellen, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Die Inhalte können noch so gut sein, wenn das Design nicht stimmt, wird der Bericht nicht gut ankommen. Deshalb suchen Sie sich erfahrene Grafiker, die das Layout unternehmenstypisch gestalten. Hierbei sollten Sie sich verschiedene Layouts präsentieren lassen, sie im Unternehmen diskutieren und erst dann sich für eins entscheiden. Beachten Sie hierbei immer, was Sie als Unternehmen vermitteln wollen und welche Zielgruppen Sie ansprechen.
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Das ist unser Prozess zu Ihrer Geschäftsberichterstellung!
| Schritt | Beschreibung | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Daten sammeln | Eine umfangreiche Sammlung und Analyse aller relevanten Geschäftsdaten des Unternehmens, die den Finanzstatus, die Geschäftsleistung, die Marktstellung usw. betreffen. | Finanzabteilung, Verkaufsabteilung, Marketingabteilung |
| Finanzdaten erstellen | Erstellung von Finanzberichten einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Rechnungen usw. | Finanzabteilung |
| Geschäftsleistungsdaten analysieren | Bewertung der Unternehmensleistung in verschiedenen Bereichen wie Verkauf, Marketing, Kundendienst usw. | Management, Verkaufsabteilung, Marketingabteilung |
| Marktanalyse | Untersuchung der aktuellen Marktposition und des Wettbewerbsumfelds des Unternehmens. | Marketingabteilung, Marktforschungsabteilung |
| Berichtsentwurf erstellen | Erstellung des ersten Entwurfs des Geschäftsberichts, der alle gesammelten Daten und Analysen enthält. | Geschäftsbericht-Team |
| Überprüfung und Bearbeitung | Durchführung einer gründlichen Überprüfung des Entwurfs, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. | Management, Rechtsabteilung, Geschäftsbericht-Team |
| Genehmigung des Entwurfs | Erhalt der Genehmigung des Geschäftsberichtsentwurfs von der Geschäftsleitung oder dem Vorstand. | Geschäftsleitung, Vorstand |
| Design und Layout | Gestaltung des Berichts in einem attraktiven und leicht lesbaren Format. | Designabteilung, Geschäftsbericht-Team |
| Endgültige Überprüfung und Genehmigung | Durchführung einer endgültigen Überprüfung und Erhalt der endgültigen Genehmigung des Berichts. | Geschäftsleitung, Vorstand, Rechtsabteilung |
| Druck und Veröffentlichung | Druck des Geschäftsberichts und Veröffentlichung in verschiedenen Medien, einschließlich der Unternehmenswebsite. | PR-Abteilung, IT-Abteilung |
| Vertrieb und Kommunikation | Verteilung des Berichts an relevante Stakeholder und Kommunikation der wichtigsten Punkte und Botschaften. | PR-Abteilung, Management |
12 wichtige Tipps und Tricks
- Sammle alle relevanten Daten: Sorge dafür, dass du alle nötigen Geschäftsdaten hast, bevor du mit dem Schreiben beginnst.
- Verstehe dein Publikum: Der Bericht sollte an die Bedürfnisse und das Verständnis der Zielgruppe angepasst sein.
- Klare und präzise Sprache: Vermeide Fachjargon, es sei denn, er ist für dein Publikum geeignet.
- Verwende visuelle Hilfsmittel: Diagramme, Tabellen und andere visuelle Hilfsmittel können komplexe Informationen verständlicher machen.
- Organisation des Inhalts: Der Bericht sollte in logische Abschnitte unterteilt sein, die durch Überschriften gekennzeichnet sind.
- Konsistenz: Stelle sicher, dass Layout, Formatierung und Ton im gesamten Bericht konsistent sind.
- Überprüfung und Korrektur: Überprüfe den Bericht sorgfältig auf Fehler und mache notwendige Korrekturen.
- Zitieren von Quellen: Gib immer die Quelle an, wenn du Informationen von externen Quellen verwendest.
- Klarheit der Finanzdaten: Stelle sicher, dass Finanzinformationen klar und leicht verständlich präsentiert werden.
- Einbeziehung der Stakeholder: Beteilige relevante Stakeholder im Prozess der Berichterstellung.
- Zusammenfassung der Schlüsselpunkte: Füge eine Executive Summary am Anfang des Berichts ein, um die Schlüsselpunkte hervorzuheben.
- Überprüfung durch Dritte: Lasse den Bericht von jemandem überprüfen, der nicht an seiner Erstellung beteiligt war, um eine objektive Perspektive zu gewährleisten.
FAQ – und die beste Antworten!
Was sind die Schlüsselfaktoren, die einen guten Geschäftsbericht ausmachen?
Ein guter Geschäftsbericht sollte klar und verständlich sein, eine ausgewogene Darstellung der finanziellen und nicht-finanziellen Leistung des Unternehmens bieten, ein prägnantes Geschäftsmodell und Strategie klar darstellen und aktuelle sowie zukünftige Risiken und Chancen aufzeigen.
Was ist das Ziel eines Geschäftsberichts?
Das Ziel eines Geschäftsberichts ist es, Stakeholdern, einschließlich Aktionären, Kunden, Mitarbeitern und der breiteren Gemeinschaft, ein klares Bild vom aktuellen Zustand und den zukünftigen Aussichten eines Unternehmens zu vermitteln.
Wie oft sollte ein Geschäftsbericht erstellt werden?
In der Regel wird ein Geschäftsbericht jährlich erstellt. Allerdings können einige Unternehmen auch quartalsweise oder halbjährliche Geschäftsberichte erstellen, um Stakeholdern regelmäßige Updates zu liefern.
Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftsbericht und einem Finanzbericht?
Ein Finanzbericht ist ein Teil des Geschäftsberichts und konzentriert sich auf die finanzielle Leistung und Position des Unternehmens. Der Geschäftsbericht hingegen bietet eine umfassendere Ansicht des Unternehmens, einschließlich seiner Strategie, seines Geschäftsmodells und anderer nicht-finanzieller Aspekte.
Wer ist für die Erstellung eines Geschäftsberichts verantwortlich?
Die Erstellung des Geschäftsberichts ist in der Regel die Verantwortung des Vorstands und des Managements eines Unternehmens, oft mit Unterstützung von Finanz- und Kommunikationsfachleuten.
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