Was ist Warenwirtschaft – ein modernes ERP-System?
Was ist Warenwirtschaft? ERP (Enterprise Resource Planning) im Online-Shopping ist eine Software zur Verwaltung und Integration der Funktionen von Kerngeschäftsprozessen wie Finanzen, Personalwesen, Lieferkette und Bestandsverwaltung in einem einzigen System. Seit dem Jahr 2000 beraten wir Unternehmen, Institutionen und NGO als Agentur für E-Commerce und Online-Shops. Sprechen auch Sie uns an!
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Warenwirtschaft ist die Grundlage im E-Commerce
ERP ist in Unternehmen aller Größenordnungen weit verbreitet und gilt als unverzichtbar für Großunternehmen und wird zunehmend auch in wachsenden Kleinunternehmen eingesetzt. Die Komplexität der globalen Wirtschaft und die Anforderungen moderner Verbraucher haben die Rationalisierung von Geschäftsprozessen und die Verwaltung und Optimierung von Daten zu einem entscheidenden Faktor gemacht. Warenwirtschaft ist in der Regel die Grundlage für diese Fähigkeiten.
Wie von eigenständiger Buchhaltungssoftware auf ERP umsteigen
Schlüsselkomponenten eines ERP-Systems: Ein ERP-System in einem Web-Shop besteht aus Softwarekomponenten oder Modulen, von denen sich jedes auf einen bestimmten Geschäftsprozess konzentriert. Bestimmte Module gelten als “Kern” für fast jede Art von Unternehmen und werden als erstes eingesetzt: Das ERP-Finanzmodul automatisiert die grundlegende Buchhaltung, Rechnungsstellung, Finanzanalyse, Prognosen und Berichte. Es ist oft der Hauptgrund, warum ein Unternehmen von einer eigenständigen Buchhaltungssoftware auf ERP umsteigt. Die zunehmende Komplexität des Unternehmens macht deutlich, dass ein einziges System erforderlich ist, um alle finanziellen Transaktionen und die Buchhaltung für mehrere Geschäftsbereiche oder Produktlinien zu verwalten.
Personalbeschaffung und Leistungsmanagement
Human Resources (HR), auch bekannt als Human Capital Management (HCM), ist ein weiterer Kernprozess, den Unternehmen mit ERP zu verbessern versuchen. Das grundlegende HCM umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen, wird aber häufig um Talentmanagementfunktionen wie Personalbeschaffung und Leistungsmanagement erweitert. Andere ERP-Module, die in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen, sind Auftragsmanagement, Customer Relationship Management (CRM) und Einkauf (Procurement).
ERP-Systeme enthaltenen Basismodule
Unternehmen, die in der Produktion oder im Vertrieb tätig sind, fügen in der Regel ein Modul für das Supply Chain Management (SCM) hinzu, um die Lagerbestände zu verfolgen und die Lager und den Transport in der gesamten Lieferkette zu verwalten. Wenn ihre Geschäftsanforderungen komplex sind, können sie ein Lagerverwaltungssystem (WMS) und ein Transportverwaltungssystem (TMS) – möglicherweise von verschiedenen Softwareanbietern – hinzufügen, um diese Logistikfunktionen zu verwalten. Diese zusätzlichen Module, die Unternehmen oft kaufen, wenn sie aus den typischerweise in ihrem ERP-System enthaltenen Basismodulen herauswachsen, werden oft als “Best of Breed” bezeichnet.
Wie funktionieren ERP-Systeme?
Wie funktionieren ERP-Systeme? ERP unterscheidet sich von eigenständigen Anwendungen durch seine zentrale Datenbank, in der Informationen aus den Geschäftstransaktionen und anderen in den Modulen durchgeführten Aktionen gespeichert werden, und durch die Integration, die es den Modulen ermöglicht, miteinander und mit der gemeinsamen Datenbank zu kommunizieren. Die zentrale Datenbank bietet das, was in der IT als “Single Source of Truth” bezeichnet wird, und stellt sicher, dass jedes Modul über genaue, aktuelle Informationen verfügt. Ein ERP-System hat auch ein einheitliches Erscheinungsbild über alle Module hinweg, im Gegensatz zu einer Sammlung von Geschäftsverwaltungssoftware von verschiedenen Anbietern.
Warenwirtschaft prüft Verfügbarkeit des Produktes
Hier ein kurzes Beispiel dafür, wie diese miteinander verbundenen Module Informationen austauschen, um einen ERP-Benutzer bei der Erledigung einer Reihe von Aufgaben zu unterstützen, die als “Order to Cash” bezeichnet werden – der Prozess der Eingabe von Kundenbestellungen, der Lieferung von Produkten und des anschließenden Empfangs und der Erfassung der Zahlung. Der ERP-Benutzer gibt Informationen über den Kunden ein, z. B. Kontaktinformationen, und erstellt einen Kundenauftrag im Auftragsverwaltungsmodul. Dann prüft er die Verfügbarkeit des Produkts im Bestandsverwaltungsmodul (oder einem Teil der Auftragsverwaltung mit Zugriff auf Bestandsdaten) und kehrt zur Auftragsverwaltung zurück, um den Versand zu veranlassen.
Was ist ein Cash-Management-Modul in der Warenwirtschaft?
Wenn die Bestätigung eintrifft, dass der Kunde die Lieferung erhalten hat, erstellt der Benutzer einen Eintrag in der Debitorenabteilung des Hauptbuchs, dem Sammelnamen für die Konten im ERP-Finanzmodul. Dort erstellt er eine Rechnung und schickt sie an den Kunden. Wenn die Zahlung eintrifft, bucht der Benutzer die Zahlung im Hauptbuch oder in einem Cash-Management-Modul, und die Einnahmen werden erfasst und mit dem Bankkonto des Unternehmens abgeglichen.
Hinter den Kulissen tauschen die ERP-Module Nachrichten aus
Wenn der Arbeitsablauf weitgehend automatisiert ist, wird ein Großteil dieser manuellen Dateneingabe vom ERP-System übernommen, und einige Datenfelder werden auch im Corporate Mobile bereits mit Informationen aus anderen Modulen ausgefüllt. Hinter den Kulissen eines Onlineshop tauschen die ERP-Module Nachrichten untereinander aus oder ändern Datensätze in der Datenbank, um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten. Wenn der Benutzer beispielsweise eine Auftragslieferung anfordert, müssen die Daten, auf die das Bestandsverwaltungsmodul zugreift, geändert werden, um die Verringerung des verfügbaren Bestands widerzuspiegeln.
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