Referenzprojekt: Social Media für globale Leitmesse in Frankfurt
Die folgende Case Study analysiert die Social-Media-Zusammenarbeit zwischen 4iMEDIA und der Messe Frankfurt im Kontext der internationalen Leitmesse Prolight + Sound in außergewöhnlicher Tiefe und mit klarem Fokus auf digitale Echtzeitkommunikation, Community-Management, Performance-Marketing und Reputationssteuerung.
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Im Zentrum steht die Frage, wie Social Media von einem begleitenden Kommunikationskanal zu einem geschäftskritischen Steuerungsinstrument für Reichweite, Servicequalität, Markenführung, Internationalisierung und wirtschaftliche Wirkung ausgebaut werden konnte. Die Prolight + Sound bietet hierfür ein ideales, zugleich extrem anspruchsvolles Umfeld: hohe Ereignisdichte, internationale Zielgruppen, parallele Programmpunkte, technologische Innovationszyklen im Minutentakt und ein Fachpublikum mit hohen Informations- und Serviceerwartungen.
- Social Media fungierte in diesem Projekt nicht als isolierter Distributionskanal für PR-Botschaften, sondern als eigenständiges digitales Ökosystem mit bidirektionaler Kommunikationslogik, Echtzeitfähigkeit, datengetriebener Steuerung und klar definierten Conversion-Zielen. 4iMEDIA übernahm die vollständige Verantwortung für Strategie, Redaktionsarchitektur, Live-Betrieb, Community-Management, Social Listening, Performance-Tracking, Reporting, Optimierung und nachhaltige Content-Verwertung. Der Fokus lag konsequent auf der Verzahnung von organischem Social-Media-Content, Echtzeit-Kommunikation, Service-Kommunikation, User-Generated-Content, Influencer-Dynamiken und datenbasierter Kampagnensteuerung.
- Diese Case Study zeigt detailliert auf, wie Social Media als Echtzeitmedium, Service-Plattform, Reputationsschutzinstrument, Reichweitenmotor und Akquisetool gleichzeitig genutzt wurde. Sie beschreibt ausführlich die Ausgangssituation, die vielschichtigen Herausforderungen, die strategischen Ziele, die operative Umsetzung in den einzelnen Phasen, die wirtschaftlichen und kommunikativen Wirkungen sowie die zentralen Learnings für zukünftige Messe- und Eventkommunikation im digitalen Raum.
Projekt-Metadaten
Das Social-Media-Projekt rund um die Prolight + Sound war als kontinuierlicher, mehrjähriger Kommunikationsprozess konzipiert, der jährlich wiederkehrend entlang des Messezyklus neu justiert und optimiert wurde. Anders als klassische Kampagnen war es nicht auf kurzfristige Peaks allein ausgelegt, sondern auf nachhaltiges Community-Wachstum, Markenstärkung und wirtschaftliche Wertschöpfung.
- Kunde: Messe Frankfurt
- Veranstaltung: Prolight + Sound – internationale Leitmesse für Veranstaltungs-, Medien- und Produktionstechnik
- Agentur: 4iMEDIA GmbH, Leipzig
- Leistungsumfang: Social-Media-Strategie, Channel-Management, Redaktionsplanung, Live-Social-Media, Community-Management, Social Listening, Performance-Tracking, Social Analytics, Reporting, Nachbereitung
- Primäre Plattformen: Facebook, Twitter/X, ergänzt durch weitere Netzwerke je nach Kommunikationsphase
- Sprachen: Deutsch und Englisch (vollständig zweisprachiges Setup)
- Projektlaufzeit: Mehrjährige Zusammenarbeit mit jährlichen Messezyklen
- Zielgruppen: Internationale Fachbesucher, Aussteller, Medien, Branchen-Influencer, Speaker, Partner
Die Dimension des Projekts erforderte ein skalierbares Social-Media-System, das hohe Content-Frequenzen, starke Traffic-Spitzen, hohe Interaktionsvolumina, zweisprachige Echtzeitkommunikation und gleichzeitige Service- und Reputationsanforderungen zuverlässig abbilden konnte.
Ausgangssituation & Herausforderung
Die Messe Frankfurt stand vor der strategischen Aufgabe, Social Media aus einer rein flankierenden Marketingfunktion herauszulösen und als vollwertigen Kommunikations- und Servicekanal für eine der dynamischsten internationalen Fachmessen zu etablieren. Die klassische Logik der Eventkommunikation – vorab informieren, währenddessen berichten, im Nachgang dokumentieren – reichte für die Erwartungen der digitalen Community nicht mehr aus.
Extreme Dynamik, Multithemen-Setting und parallele Echtzeitereignisse
- Die Prolight + Sound ist geprägt durch eine außergewöhnliche thematische Breite: Audio, Licht, Bühne, Broadcast, Media Solutions, Installation, Event Engineering und digitale Produktionsumgebungen. Jede dieser Teilbranchen besitzt eigene Kommunikationscodes, eigene Fachterminologien und eigene Erwartungshaltungen an Social-Media-Content. Parallel dazu laufen täglich zahlreiche Produktlaunches, Präsentationen, Fachpanels, Showcases und Award-Verleihungen. Diese Vielzahl an Touchpoints erzeugt ein hochkomplexes Content-Ökosystem mit extremem Echtzeitcharakter.
Social Media als Hybrid aus Marketingkanal, Informationsdrehscheibe und Service-Hub
- Für die Messe Frankfurt fungierte Social Media nicht nur als Reichweitenplattform, sondern zugleich als Navigationsinstrument, Service-Desk, Feedback-Kanal und potenzielles Krisenkommunikationsmedium. Die Community erwartete in Echtzeit Antworten zu Hallenplänen, Programmen, Ticket-Fragen, Einlasszeiten, technischen Störungen oder kurzfristigen Programmänderungen. Jede Verzögerung, jede Unklarheit wurde öffentlich sichtbar und konnte unmittelbar die Markenwahrnehmung beeinflussen.
Reputationsmanagement unter Live-Bedingungen
- Social Media bedeutete für den Veranstalter die permanente öffentliche Beobachtung der Messeorganisation. Besucherreaktionen, Beschwerden, Lob, Kritik, Wartezeiten, Überlastungen oder technische Störungen wurden unmittelbar kommentiert, geteilt und weiterverbreitet. Die Herausforderung bestand darin, unter höchstem Zeitdruck professionell, serviceorientiert und markenkonform zu reagieren – ohne Eskalationen oder Vertrauensverluste zu riskieren.
Nachhaltigkeit und Community-Aufbau über das Event hinaus
- Ein strategischer Schwachpunkt klassischer Messekommunikation liegt in der temporären Wahrnehmung von Events. Die Herausforderung bestand darin, Social Media nicht nur als kurzfristigen Traffic-Booster während der Messetage einzusetzen, sondern als dauerhaftes Instrument für Community-Building, Brand Engagement und Relationship Management. Die Prolight + Sound sollte als ganzjährige Plattform erlebbar werden, nicht nur als punktuelles Ereignis.
Operative Hochlastsituation auf Agenturseite
- Für 4iMEDIA bedeutete das Projekt eine permanente Live-Betriebssituation mit extremen Content-Volumina, kurzen Reaktionszeiten, hoher Fehlerintoleranz und zusätzlicher Komplexität durch Zweisprachigkeit. Inhalte mussten für die Leitmesse parallel produziert, redigiert, freigegeben, veröffentlicht, moderiert, getrackt und analysiert werden. Gleichzeitig war ein hohes Maß an inhaltlicher Präzision, Markenkenntnis und kommunikativer Sensibilität erforderlich.
Ziele & Strategie
Auf Basis dieser Ausgangslage entwickelte 4iMEDIA gemeinsam mit der Messe Frankfurt eine mehrstufige Social-Media-Strategie, die sowohl auf Reichweitensteigerung, Engagement und Community-Wachstum als auch auf Servicequalität, Reputationsschutz und wirtschaftliche Wirkung ausgerichtet war.
Social Media als zentrales digitales Messemedium mit Plattformcharakter
Ein Kernziel bestand darin, Social Media als eigenständiges digitales Messemedium zu etablieren. Die Kanäle sollten zur digitalen Verlängerung der Messehallen werden – als Schaufenster für Innovationen, als Bühne für Aussteller, als Service-Plattform für Besucher und als Dialograum für die Community.
Reichweitenaufbau, Engagement-Steigerung und algorithmische Sichtbarkeit
Ein zentrales strategisches Ziel war der systematische Ausbau von organischer Reichweite, Interaktionsraten und Plattformrelevanz. Die Social-Media-Strategie wurde konsequent auf Engagement-Metriken wie Likes, Shares, Kommentare, Video-Completion-Rates, Click-Through-Rates und Verweildauer ausgerichtet, um algorithmische Sichtbarkeit nachhaltig zu sichern.
Serviceorientierte Markenführung unter Echtzeit-Performancebedingungen
Social Media sollte als professioneller Service-Hub etabliert werden, der schnelle Reaktionszeiten, hohe Informationsqualität und konsistente Markenkommunikation verbindet. Gleichzeitig sollte der Kanal aktiv zur positiven Markenwahrnehmung und zum Reputationsaufbau beitragen.
Internationale Skalierbarkeit durch zweisprachiges Community-Management
Die Social-Media-Kommunikation wurde strategisch zweisprachig aufgebaut, um internationale Reichweite, Inbound-Anfragen aus dem Ausland und globale Medienresonanz gleichermaßen zu bedienen. Dabei ging es nicht um bloße Übersetzung, sondern um kulturell und kommunikativ angepasste Content-Formate.
Nachhaltige Content-Wertschöpfung und Performance-Optimierung
Ein wesentliches Ziel war die Verlängerung der Content-Lebensdauer über die Messetage hinaus. Inhalte sollten langfristig Reichweite generieren, als Akquisematerial dienen und in zukünftigen Kampagnen wiederverwendbar sein.
Umsetzung & Maßnahmen
Die Umsetzung erfolgte durch den Aufbau eines integrierten Social-Media-Betriebssystems, das Strategie, Redaktion, Live-Betrieb, Community-Dialog, Social Listening und Performance-Tracking miteinander verzahnte.
Strategische Leitplanken, Brand Voice und Eskalationslogiken als Fundament der Kommunikation
- 4iMEDIA entwickelte für Leitmesse verbindliche Kommunikationsrichtlinien für Tonalität, Bildsprache, Hashtag-Nutzung, Reaktionsgeschwindigkeit, Krisenkommunikation und Eskalationsprozesse. Diese Social-Media-Guidelines definierten klare Zuständigkeiten und Entscheidungswege, um auch in Stresssituationen konsistent markensicher kommunizieren zu können.
Editorial Calendar, Themencluster und modulare Content-Formate
- Für die Vorbereitungsphase wurde ein detaillierter Editorial Calendar aufgebaut, der Themencluster, Content-Typen, Formate, Plattformlogiken und Veröffentlichungszyklen definierte. Gleichzeitig blieb der Redaktionsplan bewusst modular, um kurzfristige Messe-Highlights, Breaking News oder Influencer-Aktivitäten flexibel integrieren zu können.
Live-Social-Media-Newsroom mit paralleler Multi-Channel-Produktion
- Während der Messetage arbeitete ein dediziertes Live-Team in einem Newsroom-Setup direkt vor Ort. Content-Producer lieferten kontinuierlich Bild-, Video- und O-Ton-Material. Redakteure bereiteten die Inhalte kanalspezifisch auf, während Community-Manager parallel den Dialog moderierten. Monitoring-Tools lieferten in Echtzeit Performance-Daten und Stimmungsbilder.
Aktives Community-Management, Moderation und Direct-Response-Kommunikation
- Das Community-Management fungierte als hybrides System aus Service-Desk, Dialogmoderation und Reputationsschutz. Fragen wurden in Echtzeit beantwortet, Kritik professionell moderiert, positive User-Beiträge verstärkt und in die offizielle Kommunikation integriert. Private Nachrichten, Kommentare, Erwähnungen und Hashtag-Posts wurden systematisch synchronisiert.
Social Listening, Trend-Monitoring und Stimmungsanalyse
- Durch permanentes Social Listening wurden relevante Hashtags, Keywords, Mentions, Influencer-Posts und Medienreaktionen in Echtzeit erfasst. Auf diese Weise konnten Trends frühzeitig identifiziert, Content-Schwerpunkte dynamisch angepasst und potenzielle Reputationsrisiken rechtzeitig erkannt werden.
Recaps, Highlight-Formate und nachhaltiges Content-Recycling
- Nach Messeschluss wurden die performancestärksten Inhalte in Recaps, Best-of-Galerien, Highlight-Videos und Zitat-Posts überführt. Diese Formate sorgten für Longtail-Reichweite, unterstützten die Akquise für kommende Messen und lieferten nachhaltigen Mehrwert für Aussteller.
Social Analytics, KPI-Dashboards und datengetriebene Optimierung
- Reichweite, Engagement, Impressions, Klickpfade, Conversion-Rates, Wachstumsraten und Interaktionsqualität wurden in Echtzeit analysiert. Die Social Analytics bildeten die Grundlage für tägliche Optimierungen im laufenden Betrieb sowie für strategische Anpassungen in den Folgejahren.
Ergebnisse & Wirkung
Die Social-Media-Kommunikation entwickelte sich zu einem zentralen Wertschöpfungsfaktor der Messekommunikation. Bereits in der Vorbereitungsphase konnten durch systematische Aktivierung spürbare Reichweiten- und Engagement-Steigerungen erzielt werden, die direkt zur Besucher-Mobilisierung beitrugen.
- Während der Messetage fungierten die Social-Media-Kanäle als primärer Echtzeit-Servicekanal. Die schnelle Beantwortung von Nutzeranfragen steigerte die wahrgenommene Servicequalität signifikant und entlastete klassische Hotline- und Infostrukturen.
- Aussteller profitierten von zusätzlicher Sichtbarkeit, Earned Media, viraler Verbreitung und qualitativen Leads. Die offizielle Social-Media-Präsenz der Messe fungierte als zusätzlicher Multiplikator für Produktlaunches und Markenbotschaften.
- Die internationale Reichweite wuchs durch das konsequent zweisprachige Setup deutlich. Medien, Besucher und Partner aus dem Ausland wurden systematisch in die Kommunikation integriert, was die globale Marktposition der Messe stärkte.
Gleichzeitig wirkte Social Media als aktives Reputationsschutzinstrument. Kritische Situationen konnten frühzeitig identifiziert, kommunikativ entschärft und in kontrollierte Dialogprozesse überführt werden.
Kundenstimme
Seitens der Messe Frankfurt wurde insbesondere die hohe Reaktionsgeschwindigkeit, die Professionalität im Live-Betrieb, die ausgeprägte Serviceorientierung sowie die strategische Weiterentwicklung der Social-Media-Kommunikation positiv hervorgehoben. Die Social-Media-Kanäle der Leitmesse wurden als verlässliche Echtzeit-Schnittstelle zwischen Veranstalter, Ausstellern, Besuchern und Medien wahrgenommen.
Fazit & Learnings
Diese Case Study zeigt, dass Social Media im Messekontext weit über klassische PR- und Marketingfunktionen hinausgeht.
- Es ist Service-Kanal, Dialogplattform, Reputationsschutz, Reichweitenmotor, Performance-Treiber und Akquise-Instrument zugleich.
- Ein zentrales Learning liegt in der Notwendigkeit eines professionellen Live-Newsrooms mit klaren Rollen, Eskalationswegen und datenbasierter Steuerung.
- Ebenso entscheidend ist ein aktives, strukturiertes Community-Management, das Vertrauen, Sicherheit und Nähe zur Marke schafft.
- Schließlich verdeutlicht das Projekt, wie stark Social Media durch datengetriebene Optimierung und nachhaltige Content-Verwertung zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Messen beitragen kann.
Kontaktieren Sie uns!
Diese Case Study zeigt, wie professionelle Social-Media-Kommunikation im Messeumfeld Reichweite, Servicequalität, internationale Sichtbarkeit, Markenstärke und wirtschaftlichen Erfolg nachhaltig steigern kann.
Wenn Sie Ihre Messe/Leitmesse, Ihr Event oder Ihre Marke ebenfalls systematisch in Social Media skalieren, Ihre Community aktivieren und Ihre digitale Reputationssicherheit auf ein neues Niveau heben möchten, sprechen Sie uns an. Wir entwickeln für Sie ein individuell zugeschnittenes Social-Media-System – von der strategischen Konzeption bis zum operativen Live-Betrieb.
kontakt@4imedia.com und (0341) 870984-0
Summary
The social media activities developed and executed by 4iMEDIA for the Prolight + Sound on behalf of Messe Frankfurt transformed social media from a supporting communication channel into a central real-time interface between the event and its international community. Social platforms were strategically positioned as digital extensions of the exhibition halls, serving simultaneously as marketing channel, service hub, dialogue platform and reputation management tool.
Through a fully integrated approach covering pre-event activation, live on-site communication and post-event amplification, social media enabled continuous audience engagement across the entire event cycle. During the live phase, a dedicated on-site social media newsroom produced and distributed real-time content at high frequency, including image posts, short-form video, live impressions, speaker statements and program highlights. At the same time, active community management ensured immediate responses to visitor inquiries, real-time problem solving and professional moderation of public discussions.
Systematic hashtag management and continuous social listening allowed trends, sentiment and high-performing topics to be identified instantly and fed back into content steering. After the event, curated recaps, highlight formats and best-of content ensured long-tail visibility and extended the commercial value of the event far beyond the exhibition days. Overall, the social media operation delivered measurable improvements in reach, engagement, service perception, international visibility and exhibitor value, while also strengthening brand trust and positioning Prolight + Sound as a digitally leading global trade fair brand.
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