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Anwendungsbericht: Wie wir als Marketing-Agentur auf Medien vorbereiten

Pressereise: Agentur veranstaltet Event in Wirtschaftsregion Mitteldeutschland

Im Rahmen unseres Engagements als Agentur für Kommunikation und Medienarbeit hat die 4iMEDIA GmbH ein gezielt konzipiertes Medientraining für die bookandsmile GmbH durchgeführt – ein Reiseunternehmen mit Sitz in Leipzig (Bundesland Sachsen, Deutschland), das sich an Endkundinnen und Endkunden wendet.


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    Die Maßnahme umfasste die Vorbereitung auf Medienkontakte, die Schulung von Verantwortlichen im sicheren und ansprechenden Auftreten gegenüber Journalistinnen und Journalisten sowie die Optimierung des Umgangs mit Medienvertreterinnen und Medienvertretern. Ziel war es, die Kommunikationskompetenz des Unternehmens im öffentlichen Raum zu stärken, um im touristischen Wettbewerbsumfeld glaubwürdiger und sichtbarer aufzutreten. Wir präsentieren in dieser ausführlichen Case Study die gesamte Vorgehensweise – von Ausgangslage über Strategie bis hin zu Ergebnissen und Learnings.

     

    Projekt-Metadaten

    • Auftraggeber: bookandsmile GmbH
    • Branche: Tourismus (Reisebüro / Endkundenangebote)
    • Projektart: Medientraining, Beratung, Workshop
    • Ansprechpartner beim Kunden: Marcel Radzei (Marketing) – E-Mail: marcel.radzei@bookandsmile.de
    • Ort: Deutschland, Bundesland Sachsen, Stadt Leipzig
    • Leistungsumfang: Ablaufvorbereitung, Erarbeitung von Arbeitspapieren, Analyse bisheriger Medienkontakte, Interviewtraining sowie Tipps zur Verbesserung im Umgang mit MedienvertreterInnen (inkl. Question-Sheet)

     

    Ausgangssituation & Herausforderung

    Die bookandsmile GmbH operierte im touristischen Dienstleistungsumfeld, in welchem die Sichtbarkeit und glaubwürdige Außendarstellung gegenüber Endkunden und Medien zunehmend bedeutend wurden. In diesem Kontext zeichnete sich eine Herausforderung ab: Zwar war das Unternehmen bereits aktiv und hatte Aufgaben im Marketing verankert, aber der professionelle Umgang mit Medienvertreterinnen und Medienvertretern war noch nicht systematisch aufgebaut. Das heißt: Wenn Presseanfragen eintrafen oder Interviews geführt werden mussten, fehlte häufig eine strukturierte Vorbereitung, eine klare Rollenverteilung oder ein durchdachter Leitfaden im Gespräch mit Medien.

    Medienpräsenz als Wettbewerbsvorteil

    • Ferner stellte sich die Herausforderung so dar, dass das Auftreten der Mitarbeitenden gegenüber Medienvertretern nicht durchgängig den gewünschten Eindruck von Sicherheit, Kompetenz und Offenheit vermittelte. Gerade im touristischen Segment, wo Reiseangebote, Kundenbewertungen und Medienberichterstattung eng verzahnt sind, ist eine gute Medienpräsenz ein Wettbewerbsvorteil. Ohne dieses Fundament bestand die Gefahr, dass Interviews unterdurchschnittlich geführt wurden – etwa weniger fokussiert, mit schwacher Botschaft oder wenig Publikumsorientierung.

    Spezifische interne Rahmenbedingungen

    • Intern war die Marketingabteilung um Herrn Marcel Radzei als Ansprechpartner damit befasst, Medienkontakte zu generieren und Kundenkommunikation zu steuern. Dennoch war die Medienarbeit bislang eher reaktiv als proaktiv: Presseanfragen wurden hingenommen, jedoch nicht systematisch vorbereitet; es gab keine standardisierten Tools wie ein Question-Sheet oder ein formelles Interviewbriefing. Zudem war der Zeitraum, in dem das Training stattfinden sollte, klar begrenzt (3 h Dauer), was zusätzliche Konzentration auf die wesentlichen Elemente erforderte.  Die Herausforderung war also zweifach: Extern die Präsenz gegenüber Medien optimieren, intern die Prozesse und Kompetenzen so verbessern, dass künftige Medienkontakte effektiver und sicherer durchgeführt werden konnten.

     

    Ziele & Strategie

    Für das Projekt mit bookandsmile GmbH wurden die folgenden zentralen Zielsetzungen formuliert:

    1. Sicheres Auftreten der Verantwortlichen gegenüber Medienvertretern – sowohl verbal als auch nonverbal.
    2. Verbesserung des Umgangs mit Medienanfragen – insbesondere schnelle Orientierung, klare Botschaften, strukturierte Antworten.
    3. Steigerung der Professionalität bei Interviews – inklusive Vorbereitung, Leitfragen, Kenntnis der Bedürfnisse von Journalistinnen und Journalisten.
    4. Aufbau von internen Arbeitspapieren und Tools (z. B. Question-Sheet) zur nachhaltigen Anwendung bei zukünftigen Medienkontakten.
    5. Optimierung des Images der Marke bookandsmile durch gezielte Medienarbeit – mit positivem Einfluss auf Sichtbarkeit und Marktposition im Tourismussegment.

    Strategischer Ansatz

    Der strategische Ansatz der 4iMEDIA bestand darin, das Medientraining zielgerichtet, effizient und nachhaltig zu gestalten. Vor dem Training erfolgte eine Analyse der bisherigen Medienkontakte von bookandsmile – wir haben geprüft, wie Interviews abliefen, welche Fragestellungen kamen, wie das Auftreten war und welche Schwächen sich zeigten. Auf Basis dieser Analyse konnten wir das Training individuell zuschneiden.

    • Im Training selbst wurde sowohl auf theoretische Grundlagen (z.B. Medienlogik, Interviewstruktur, Botschaften) als auch auf praktische Übungen (z. B. Rollenspiele, Feedbackrunden) gesetzt. Die integrierte Erstellung von Arbeitspapieren (Checklisten, Question-Sheets) ermöglichte es, das Gelernte unmittelbar im Arbeitsalltag umzusetzen. Schließlich war das Ziel, die Veränderung nicht nur kurzfristig, sondern nachhaltig im Unternehmen zu verankern: Das bedeutet, Herr Radzei und sein Team sollten nach dem Training eigenständig und sicher mit Medienvertretern agieren können.

     

    Umsetzung & Maßnahmen

    Die Umsetzung erfolgte in mehreren klar strukturierten Schritten:

    • Ablaufvorbereitung: Vorabgespräch mit Herrn Marcel Radzei zur Klärung von Zielen, Erwartungen, bisherigen Medienerfahrungen und konkreten Herausforderungen.
    • Analyse bisheriger Medienkontakte: Sichtung und Bewertung von bisherigen Interviews und Presseanfragen, Identifikation von Stärken und Schwächen sowie Erarbeitung eines Profils der Mediensituation von bookandsmile.
    • Erarbeitung der Arbeitspapiere: Erstellung eines Question-Sheets (Hauptfragen und Vorbereitungshilfen), Checklisten für Interviews, Leitfaden „Auftreten gegenüber Medienvertretern“. Diese Unterlagen wurden so gestaltet, dass Herr Radzei und sein Team sie direkt im Alltag nutzen können.
    • Interviewtraining: In einem kompakten Workshop wurden folgende Elemente bearbeitet:
      • Grundlagen der Medienlogik: Wer sind Journalisten, wie funktioniert Interviewführung, welche Zielgruppen gilt es zu erreichen.
      • Aufbau und Gestaltung von Interviewantworten: Prägnante Botschaften, Umgang mit schwierigen Fragen, Übergänge, Kern- und Nebeninformationen.
      • Nonverbale Kommunikation: Haltung, Blickkontakt, Körpersprache, Stimme.
      • Rollenspiel: Praxisübungen mit simulierten Interviews, anschließend detailliertes Feedback durch 4iMEDIA-Trainer.
      • Reflexion und Transfer: Wie das Gelernte sofort im beruflichen Alltag umgesetzt werden kann, welche mindsets erforderlich sind, und wie die Arbeitspapiere konkret eingesetzt werden.
      • Nachbereitungsempfehlung: Direkt im Anschluss wurden dem Kunden Hinweise gegeben, wie die neuen Prozesse fortlaufend gelebt und intern verankert werden können – z. B. regelmäßige Reflexionen nach Mediengesprächen, Anpassung der Checklisten, Aufbau einer Medienkontakt-Datenbank.

       

      Besondere Umsetzungsschwerpunkte

      Ein wesentliches Merkmal der Umsetzung war die Konzentration auf praktische Relevanz: Statt theoretischer Modelle allein wurden reale Medien-Szenarien von bookandsmile simuliert – etwa typische Presseanfragen im Tourismus, Interview-Situationen mit Verbraucher-Medien oder Online-Blogs. Dabei wurde der Fokus bewusst auf Endkunden-Orientierung gelegt: Wie stellt sich ein Reiseunternehmen gegenüber Verbrauchermedien dar? Welche Botschaften sprechen potenzielle Kundinnen und Kunden an?

      • Ein weiterer Schwerpunkt lag auf dem tools-basierten Ansatz: Durch das Question-Sheet und die Checklisten wurde sichergestellt, dass das Training nicht mit dem Workshop endet, sondern eine langfristige Wirkung im Unternehmen hat. Damit wurde der Trainings-Workshops-Gedanke über die reine Veranstaltung hinausgetragen – hinein in den Alltag von bookandsmile.
      • Schließlich bestand ein Schwerpunkt auch auf der Stress- bzw. Fehler-Situation: Im Rollenspiel wurden schwierige Fragen simuliert (z. B. „Was passiert, wenn ein Kunde mit einer Reise unzufrieden war?“, „Wie reagieren Sie auf negative Presse?“) – hier wurde geübt, ruhig, souverän und klar aufzutreten. Dies stärkt das Selbstbewusstsein der Beteiligten und verbessert die Medienresilienz.

       

      Ergebnisse & Wirkung

      Nach Abschluss des Trainings lassen sich folgende Ergebnisse festhalten:

      • Die Verantwortlichen bei bookandsmile traten in simulierten Interviews merklich sicherer auf – Fehlerhäufigkeit bei Antworten sank, Übergänge wurden flüssiger, Botschaften klarer formuliert.
      • Der Umgang mit Medienanfragen wurde proaktiv: Statt nur zu reagieren, wurde eine kurzfristige Vorbereitung durchgeführt, Checklisten und das Question-Sheet eingesetzt, so dass die Antworten gezielter und mediengerecht waren.
      • Die internen Arbeitspapiere (Checklisten, Leitfaden, Question-Sheet) wurden im Alltag nutzbar gemacht und sind Bestandteil des Medienprozesses im Unternehmen geworden – damit wurde Nachhaltigkeit erzielt.
      • Die mediale Außenwirkung von bookandsmile verbesserte sich qualitativ: Erste Interviews wirkten professioneller, das Auftreten des Unternehmens gewann an Glaubwürdigkeit gegenüber Endkund*innen sowie Medienvertretern. Insofern entstand ein positiver Impuls für die Markenwahrnehmung.

       

      Wirkung für das Unternehmen

      Die Wirkung des Trainings zeigte sich sowohl im kurzfristigen als auch im mittel- bis langfristigen Bereich: Kurzfristig konnte bookandsmile Medienkontakte strukturierter bearbeiten, das erhöhte Selbstvertrauen bei Interviews half, mediale Präsenz effizienter zu nutzen. Mittel- bis langfristig wurde eine Grundlage gelegt, um Medienarbeit systematisch in die Marketingstrategie zu integrieren – was im Wettbewerbsumfeld Tourismus wichtig ist.

      1. Darüber hinaus trug das Training zur internen Professionalisierung der Marketingabteilung bei: Durch die Tools und Prozesse wurde das Team befähigt, eigenständiger und sicherer mit externen Medieninteraktionen umzugehen – eine interne Kompetenzentwicklung, die über das Tagesgeschäft hinausreicht.
      2. Für 4iMEDIA ergab sich so nicht nur ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt, sondern eine Referenz im Tourismussektor, die Expertise im Bereich Medientraining für Endkundenzielgruppen unterstreicht.

       

      Kundenstimme und Feedback des Auftraggebers

      „Das Medientraining durch 4iMEDIA hat uns genau den Impuls gegeben, den wir gebraucht haben: Wir fühlen uns heute deutlich sicherer im Gespräch mit Medienvertretern, unsere Antworten sind klarer strukturiert und wir haben Werkzeuge bekommen, die uns im Alltag dauerhaft begleiten. Der Aufwand war gut investiert und zeigt Wirkung.“ – Marcel Radzei, Marketing, bookandsmile GmbH. Dieses Statement verdeutlicht die unmittelbare Zufriedenheit des Kunden mit der Arbeit von 4iMEDIA und bestätigt, dass die gewünschten Verbesserungen im Umgang mit Medienvertretern realisiert wurden.

       

      Fazit & Learnings

      Das vorliegende Projekt zeigt exemplarisch, wie ein zielgerichtetes Medientraining mit klarer Struktur, individualisiertem Ansatz und praxisorientierten Maßnahmen einen spürbaren Mehrwert für ein touristisches Endkundenunternehmen leisten kann. Die Kombination aus Analyse, Workshop-Modul und begleitendem Toolset hat dazu geführt, dass die bookandsmile GmbH in der Kommunikation mit Medienvertreter*innen gestärkt wurde – sowohl im Auftreten als auch im Umgang mit Anfragen.

       

      Wesentliche Learnings

      1. Ein kompakter Zeitraum kann ausreichen, wenn die Inhalte klar fokussiert und die Maßnahmen praxisnah sind.
      2. Die Vorbereitung und Analyse vor dem Training sind entscheidend, um Schwächen zu identifizieren und gezielt zu bearbeiten.
      3. Die Bereitstellung von Arbeitspapieren (Checklisten, Leitfäden, Question-Sheets) trägt maßgeblich zur Nachhaltigkeit bei – sie machen das Training im Arbeitsalltag “lebbar”.
      4. Rollenspiele und Feedbackrunden schaffen Erfahrungsräume für sichere Medienauftritte und erhöhen das Selbstbewusstsein der Teilnehmenden.
      5. Die Integration des Medientrainings in die bestehende Marketingarbeit des Unternehmens erhöht die Wirkung und führt langfristig zu besseren Ergebnissen.
      6. Auch mit geringem Budget unter 10.000 Euro lässt sich ein hoher Effekteinsatz erzielen – wenn Planung und Umsetzung konsequent sind.

      Insgesamt zeigt das Projekt eindrücklich, dass professionelle Medienarbeit kein Luxus, sondern ein strategischer Bestandteil der Marken- und Unternehmenskommunikation ist – gerade in Branchen mit Endkundenzugang wie dem Tourismus. Die 4iMEDIA GmbH konnte mit diesem Einsatz ihre Kompetenz unter Beweis stellen und dem Kunden bookandsmile GmbH nachhaltige Werkzeuge an die Hand geben.

       

      Why we prepare spokespersons for unexpected interview dynamics

      In this collection of headline concepts, we explore how we strengthen media competence within companies and why we position media training as a strategic success factor. We describe how we equip teams for professional media appearances and highlight the ways in which we significantly improve communication quality during interviews. We explain how we help organisations react confidently to press inquiries and why we develop practical tools that make media work easier. We show how we work with clients to craft clear and powerful messages and with which methods we create confidence and professionalism in media interactions. We outline why we rely on realistic role-play sessions and how we create more efficient and structured communication processes. We discuss when we prepare teams for critical interview questions and how we achieve sustainable improvements in media work. Furthermore, we describe why we rely on tailored training methods and how we strengthen internal marketing departments in their communication tasks. We explain how we measure the impact of media training, how we support companies in sharpening their public image, and why we pay special attention to end-customer audiences in media conversations. Finally, we describe how we introduce professional routines with checklists and question sheets, why we view media training as an investment in brand trust, and how we help maintain communication confidence even under pressure.

      https://medium.com/@4imedia/from-reactive-to-proactive-transforming-media-relations-in-the-tourism-sector-f7b1f7a1c790

       
       

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